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Prioritäten setzen - Organisieren Sie Ihre Korrespondenz
Trotz E-Mail gibt es immer noch Berge von Post, auch in Zeiten elektronischer Nachrichten nimmt die Papierflut einfach nicht ab. Einige Schreiben müssen sofort erledigt werden, andere haben etwas mehr Zeit. Ordnung ist das halbe Büroleben. Das Unternehmen 3M hat einige hilfreiche Office-Tipps für die „lästige“ Routinearbeit zusammengestellt:
Was ist wirklich wichtig? Damit Ihnen bei der täglichen Postwelle der Überblick nicht verloren geht, sollten Sie vorher wissen, was für Ihren Vorgesetzten höchste Dringlichkeit hat. Setzen Sie sich regelmäßig mit Ihrem Chef zusammen und stimmen Sie ab, welche Schreiben, Bestellungen, Projekte etc. höchste Priorität haben. Als kleine Merkhilfe kann Ihnen ein pinkfarbenes Post-it Super Sticky Note dienen. Notieren Sie darauf die Dinge, die in dieser Woche wichtig sind und bringen Sie es an Ihrem Posteingangsfach an. So entgeht Ihnen garantiert nichts.
Schwarz auf Weiß ist gut – Farbe im Büroalltag ist besser. Achten Sie direkt beim Öffnen neuer Post, ob Schreiben darunter sind, die als erstes Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Markieren Sie diese mit einem roten Post-it Index und entwickeln Sie Ihr eigenes Farbleitsystem. Rot gleich höchste Wichtigkeit, Achtung: Eile geboten! Diese Schreiben kommen ganz oben auf den Stapel. Die Korrespondenz, die mittlere Priorität hat, können Sie z.B. mit einem gelben Post-it Index versehen. Einen grünen Haftstreifen erhalten Schriftstücke, die etwas Zeit haben.
Sortieren mit System. Besonders bei Bewerbungen können Sie testen, wie gut Sie beim Organisieren der Korrespondenz sind. Auch hier sollten Sie strukturiert vorgehen: Prüfen Sie Bewerbungen zunächst immer auf Ihre Vollständigkeit und verschaffen Sie sich ein Überblick über die Qualifikationen des Bewerbers. Beim Durchlesen können Sie die Bewerbungen direkt in drei Gruppen einteilen: A steht für vollständig und gut, B für Bewerbungen mit fehlenden Unterlagen und C für Bewerbungen, die direkt eine Absage erhalten.
Legen Sie sich drei verschiedenfarbige Post-it Notes Blöcke bereit, ordnen Sie diese den drei Kategorien A, B, C zu und versehen Sie damit die entsprechenden Bewerbungen. Auf diese Weise haben Sie ganz schnell ein Register erstellt und finden ohne Probleme eine Bewerbung wieder, die versehentlich auf den falschen Stapel geraten ist. Kommunizieren Sie dieses System Ihren Kollegen, die an der Auswahl der Bewerber beteiligt sind. Jetzt haben Sie und Ihre Mitarbeiter die Bewerbungsflut bestens im Griff.
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